팀장의 플로우 활용법 플로우로 프로젝트 만드는 법

플로우를 도입했는데 정작 프로젝트 만들기부터 막막한 경우가 많습니다. 엉뚱하게 게시판만 쓰거나, 업무 흐름 없이 일감만 등록되는 현장도 적지 않죠. 이번 글에서는 40대 팀장이 실제로 어떻게 ‘팀 업무에 맞는 플로우 프로젝트’를 구성했는지, 실전 기준으로 알아보겠습니다.

 

 

 

 

‘플로우 프로젝트 만들기’에서 팀의 일하는 방식이 결정됩니다.

플로우를 회사에 도입한 지 2년쯤 됩니다. 도입 초기엔 “또 툴 하나 늘었네”라는 반응부터 시작해서, 단톡방도 유지하고, 엑셀도 쓰고, 구글 드라이브도 열고, 툴을 3~4개 왔다 갔다 하느라 오히려 더 복잡해졌죠.

 

근데 어느 순간 깨달았습니다. 문제는 ‘툴’이 아니라 ‘툴을 어떻게 쓰느냐’였습니다. 그중에서도 프로젝트 생성 단계에서 이미 실패가 결정되는 경우가 많았습니다. 프로젝트를 그냥 ‘업무별’로만 쪼갠다거나, 게시판처럼 만들어놓고 ‘업무’는 따로 기록한다거나, 팀원 초대만 해두고 아무 역할 없이 방치된다거나...

 

이렇게 되면 결과는 하나입니다. 플로우는 있는데 아무도 안 쓰는 시스템이 됩니다. 그래서 저는 팀장으로서, “이 프로젝트 하나만 제대로 만들면, 팀이 스스로 굴러간다”는 기준으로 플로우 프로젝트를 직접 세팅하기 시작했어요.

 

이번 글에서는 제가 실제로 써본 경험을 토대로, 어떻게 하면 팀에 맞는 플로우 프로젝트를 제대로 만들 수 있는지, 완전 실무 위주로 정리해 보겠습니다.

 

플로우 프로젝트 만드는 법

1단계: 프로젝트를 만들기 전에 ‘이 프로젝트가 뭘 위한 건지’부터 먼저 정한다

말 그대로입니다. 플로우에서 “+ 새 프로젝트 만들기” 버튼 누르기 전에, 이 프로젝트가 무엇을 정리할 용도인지, 어떤 흐름으로 돌아갈 건지부터 확실히 정해야 합니다.

 

예를 들어 아래는 제가 실제로 구분해서 만든 프로젝트 예시입니다.

 

"2025 상반기 브랜드 캠페인" → 일정 관리 + 마케팅 자료 공유 + 외부 일정 정리

"팀 주간 공유 공간" → 주간 회의록 + 할 일 등록 + 간단한 공지

"신입 온보딩 프로젝트" → 템플릿 제공 + 체크리스트 관리 + 교육자료 링크

 

즉, 프로젝트 하나는 업무 흐름의 컨테이너처럼 써야지, 그냥 ‘파일 올리는 공간’이나 ‘단순 업무 모음’이 되면 의미가 없습니다.

 

 

2단계: 플로우에서 프로젝트 생성 방식 선택 (직접 만들기 or 템플릿)

플로우에서는 두 가지 방식으로 프로젝트를 만들 수 있습니다.

 

1. 직접 만들기 – 제목, 설명, 옵션을 처음부터 설정

2. 템플릿으로 만들기 – 부서/업무별로 미리 만들어둔 구조 활용

 

초보자라면 템플릿도 괜찮지만, 실무에 진짜 맞게 쓰려면 직접 만드는 걸 추천합니다.

‘직접 만들기’를 누르면 아래 항목들을 차례대로 설정하게 됩니다.

 

 

3단계: 제목과 설명, ‘팀원 입장에서 한눈에 이해되게’ 정리

제목부터 무조건 직관적으로 써야 합니다.

 

❌ "업무정리"

⭕ "고객센터 CS 프로세스 개선 프로젝트"

 

설명은 ‘이 프로젝트가 어떤 목표를 갖고 있는지’를 2~3줄 정도로 요약해서 적어주면 됩니다. 예를 들어 이렇게요:

“이 프로젝트는 2025년 상반기 광고 캠페인을 위한 마케팅 자료, 일정, 회의록을 정리하고 팀 내 업무를 배분하기 위한 용도로 사용합니다.”

 

이 한 줄이 있으면, 처음 들어온 사람도 바로 이해하고 업무를 시작할 수 있어요.

 

 

4단계: 홈탭 설정 + 권한 설정 = ‘프로젝트 구조 뼈대’ 잡기

 

홈 탭 설정:

처음 들어왔을 때 보여줄 메인 탭을 정합니다.

보통 ‘업무 탭’이나 ‘일정 탭’을 홈으로 설정하는 게 실무에 적합합니다.

 

공개 범위 설정:

팀 전체 공개 / 관리자 승인 필요 / 비공개 중 선택

외부 협업자가 있을 땐 권한 제한으로 설정해 두는 걸 추천합니다.

 

참여자 승인 여부:

새 멤버가 자유롭게 들어오지 않도록 ‘관리자 승인 필요’로 제한

협업 집중도가 떨어지는 걸 방지할 수 있습니다.

 

게시글 권한 설정:

팀원이 글을 쓰거나 삭제할 수 있는 권한 설정 가능

처음엔 자유롭게 열어두고, 나중에 문제 생기면 제한하는 방향 추천

 

 

5단계: 프로젝트 생성 후 첫 화면 구성

마지막으로 프로젝트를 생성하고 나면, 아무것도 없는 빈 화면이 뜹니다. 여기서 많은 사람들이 “이걸 어떻게 쓰는 거지?” 하고 멈추죠.

 

그래서 저는 항상

‘공지사항’ 형태로 프로젝트 사용 설명 글 작성

 

첫 회의록 예시 등록

업무 1~2개 시범 등록

일정 1개 등록해서 캘린더에 표시

이렇게 최소한의 예시를 먼저 채워둡니다.

 

그럼 팀원들도 자연스럽게 따라 하기 시작합니다. 툴은 어렵지 않은데, **문제는 “어떻게 써야 할지 몰라서 안 쓰는 것”**이기 때문이죠.

 

프로젝트를 만들었다면, 이제는 ‘일이 돌아가게’ 해야 한다.

프로젝트를 만들어놓고 아무도 안 쓰면 그냥 빈 방 하나 만든 거랑 다를 게 없습니다. 진짜 중요한 건 그 안에서 실제로 일이 움직이도록 만들어주는 겁니다.

 

그 핵심은 아래 세 가지입니다.

업무를 어떻게 배정할 것인가

일정과 자료를 어떻게 연결할 것인가

이 구조를 어떻게 반복 가능한 시스템으로 만들 것인가

 

지금부터 제가 실무에서 직접 써보고 정착시킨 방식대로 정리해 보겠습니다.

 

업무 배정, ‘그냥 시키는 거’ 말고, 누가 뭐 하는지 보이게 하자

플로우 프로젝트를 만들고 나면 ‘업무 탭’이 핵심입니다. 여기서 업무를 등록하고, 담당자를 지정하는데 제일 중요한 건 “일감이 흘러가는 구조”를 만드는 겁니다.

 

1. 업무 등록 시 꼭 포함해야 할 항목

업무 제목 – 명확하고 간결하게

상세 설명 – 목적, 배경, 참고 링크

담당자 – 반드시 한 명만 지정 (공동 책임은 책임 없음)

시작일 / 마감일 – 일정 등록과 자동 연동

진행 상태 – 예정 / 진행 중 / 완료 (기본 상태값 활용)

이렇게 등록하면 ‘업무 목록’을 보는 것만으로 프로젝트 전체 진행 상황이 한눈에 들어옵니다.

 

업무가 쌓이기 시작하면 담당자 기준, 마감 기준, 상태 기준으로 필터링도 가능해서 **“누가 뭘 하고 있는지”**를 팀원 전체가 공유하게 돼요.

 

그리고 한 가지 팁, 업무에 꼭 ‘댓글로 코멘트’ 남기기 습관을 들이세요. 진행 중 피드백, 수정 사항, 협의 내용은 업무 카드 안에서 정리돼야 찾기가 쉽습니다.

 

일정과 파일,  따로따로 두지 말고 하나로 묶어야 쓴다.

업무를 등록했다면, 그 업무와 관련된 일정과 자료가 분리되면 안 됩니다. 이게 헷갈리기 시작하면

 

“그 파일 어디 있었죠?”

“그 회의 언제였지?” 이런 말이 반복되거든요.

 

1. 업무 등록 시 일정 자동 연동시키기

플로우는 업무에 마감일을 넣으면 일정 탭에 자동 반영됩니다. 그래서 별도로 캘린더를 관리하지 않아도 업무만 잘 정리하면 일정은 자동으로 보이게 돼요.

 

그 외에도, 회의나 외부 미팅 일정은 ‘일정 탭’에서 별도로 생성하고 그 일정 설명란에 관련 업무 링크를 붙이는 방식으로 연결합니다.

 

[신규 캠페인 기획 회의] – 회의 후 이 업무 확인해 주세요

👉 ‘2025 캠페인 기획안 작성’ 업무 링크 첨부

 

이렇게만 해도 일정과 업무가 연결되고, 회의가 단순 이벤트가 아니라 실제 작업과 이어지게 됩니다.

 

 

2. 업무 카드 안에 파일과 링크를 전부 모으기

 

저는 업무 하나당

피피티

엑셀

레퍼런스 링크

회의록 노션 페이지 이런 걸 전부 해당 업무 안에 ‘파일’ 또는 ‘댓글’로 붙입니다.

 

왜냐면, 업무와 관련된 정보는 업무 카드 안에서 전부 끝나야 하기 때문입니다. 이걸 외부 폴더나 구글 드라이브로 따로 정리하면 그때부터 검색 전쟁이 시작돼요.

 

플로우에서는 파일 미리 보기, 링크 썸네일까지 지원되기 때문에 업무 카드 하나로 ‘정보 큐레이션’까지 끝낼 수 있습니다.

 

반복 가능한 구조 만들기

일을 매번 처음부터 만들면 사람이 지칩니다. 특히 프로젝트가 많고, 주간 단위로 반복되는 작업이 있으면 그걸 템플릿 화하고, 복사해서 쓰는 구조로 바꿔야 효율이 납니다.

 

1. 프로젝트 템플릿을 만들어두자

플로우에서는 템플릿 프로젝트를 만들고 필요할 때마다 복사해서 새 프로젝트를 만드는 기능이 있습니다.

 

예시:

주간 회의용 프로젝트

분기별 마케팅 캠페인용 프로젝트

신입 온보딩 체크리스트용 프로젝트

 

이걸 하나만 잘 만들어두면, 새 프로젝트 만들 때 ‘+ 복제’만 누르면 바로 세팅이 끝납니다.

 

템플릿 안에는

 

업무 항목 기본 셋

공지글 틀

일정 구조까지 전부 세팅돼 있으니, 매번 처음부터 만드는 수고는 확 줄어듭니다.

 

 

2. 반복 업무는 ‘정기 등록’과 템플릿 버튼으로

플로우에는 업무를 자동 반복 설정할 수는 없지만, ‘반복되는 업무용 업무 카드’를 미리 만들어두고 이걸 매주 복사해서 재등록하면 됩니다.

 

업무 템플릿 엑셀을 만들어두고

매주 불러와서 일괄 등록하는 방식도 가능

실무에서 정말 많이 쓰는 예:

월요일 마케팅 정기 보고

수요일 외부 미팅

금요일 성과 리뷰 등록

이걸 전부 정기화해두면, 일정이 아니라 시스템이 일을 굴려주는 느낌이 듭니다.

 

프로젝트 하나가 제대로 작동하면, 팀 전체가 살아납니다.

회사에서 협업툴은 많습니다. 하지만 대부분 처음엔 잘 쓰다가 점점 흐지부지되는 이유는 ‘프로젝트 하나가 제대로 설계되지 않았기 때문’입니다. 플로우에서 프로젝트를 만들었다면, 그 안에서 아래 3가지가 자동으로 굴러가야 합니다.

 

업무가 등록되고, 할당되고, 마감되고, 일정이 연결되고, 파일이 모이고, 히스토리가 남고, 반복되는 작업은 템플릿화돼서 매번 처음부터 만들지 않아도 되고, 이 세 가지가 동시에 작동하면 툴이 팀을 움직이는 게 아니라, 툴이 팀을 ‘정리’해주는 역할을 하게 됩니다.

 

그리고 그 출발은 결국, “프로젝트 하나를 어떻게 만드느냐”에서 시작됩니다. 저도 처음엔 엑셀보다 어렵고, 카톡보다 불편하다고 느꼈지만, 지금은 “이거 없으면 회의 준비도 못하겠다”는 생각이 들 정도입니다. 플로우 프로젝트, 잘 한 번 만들어보세요. 그 하나가 팀을 바꿉니다.