초보자 노션 활용법 실무에 바로쓰는 프로젝트 트래커 사용법

프로젝트 일정이 자꾸 밀리고, 업무가 누락되는 상황이 반복된다면 이제는 관리 방식을 바꿔야 할 때입니다. 노션(Notion)의 프로젝트 트래커 기능은 팀원 간 협업부터 업무 추적, 일정 공유까지 모두 통합해 주는 유용한 도구입니다. 이 글에서는 초보자도 실무에 바로 적용할 수 있는 노션 프로젝트 트래커의 구성과 핵심 사용법을 정리해 보았습니다.

 

 

 

 

서론: 회사 프로젝트 관리, 이제는 파일이 아닌 ‘흐름’으로 정리해야 할 때입니다.

회사에서 프로젝트를 여러 개 동시에 진행하다 보면 자주 겪는 상황이 있습니다. 누군가는 자기 업무를 끝냈다고 하고, 누군가는 그걸 전달받지 못했다고 합니다. 또 누군가는 “회의 때 결정한 거 아니었냐?”라고 하고, 정작 회의록은 누구도 못 찾죠.

 

이런 혼란은 대부분 프로젝트 자체보다 ‘관리 방식’에서 발생합니다. 엑셀이나 구글 시트로도 어느 정도는 할 수 있지만, 업무가 복잡해지고 인원이 늘어날수록 그 방식으로는 한계가 분명합니다. 정리가 안 된 상태에선 중요한 일정도 놓치고, 중복 업무도 생기고, 결국 신뢰도까지 떨어지게 되죠.

 

이럴 때 필요한 게 바로 노션입니다. 노션은 단순한 일정 도구가 아니라, 업무 흐름, 상태, 담당자, 결과물까지 모두 연결해서 한 화면에 보여주는 협업 도구입니다. 그중에서도 ‘프로젝트 트래커(Project Tracker)’는 회사에서 꼭 써야 할 핵심 기능입니다.

 

이번 글에서는 노션 프로젝트 트래커를 업무에 바로 쓸 수 있도록 실무 중심으로 정리해 봤습니다. 특히 프로젝트를 여러 명이 함께 진행하는 환경이라면, 이걸 제대로 쓰는 것만으로도 팀의 생산성이 확실히 올라갈 겁니다.

 

노션 프로젝트 트래커로 회사 업무 정리하는 법 

1. 기본 구조 이해: ‘프로젝트’와 ‘작업(Task)’은 따로 관리

노션에서는 프로젝트 하나하나를 하나의 단위로 관리하면서, 그 안에 여러 개의 작업(Task)을 연결해서 관리합니다.

 

예를 들어 ‘신제품 론칭’이라는 프로젝트 안에 상세 페이지 제작, 홍보 콘텐츠 작성, 내부 피드백 회의, 광고 세팅, 등의 세부 작업이 존재하는 구조죠.

 

이걸 각각의 데이터베이스(DB)로 분리해서 관리하는 게 핵심입니다.

프로젝트 DB: 프로젝트 명, 목표, 기간, 전체 상태, PM 등

작업 DB: 세부 업무 명, 담당자, 마감일, 우선순위, 상태

 

이 두 DB를 ‘Relation(관계형 필드)’로 연결해 두면, 한 프로젝트에 연결된 작업 목록이 자동으로 보이고, 반대로 각 작업이 어떤 프로젝트에 속하는지도 바로 알 수 있습니다. 이 구조만 제대로 잡아도, 프로젝트 단위로 누락되는 업무가 거의 사라집니다.

 

 

2. 보기(View) 설정: 칸반보드, 테이블, 캘린더를 조합해서 활용

노션이 좋은 이유 중 하나는, 같은 데이터를 다양한 방식으로 볼 수 있다는 점입니다.

 

예를 들어, 작업 리스트를

칸반 보드로 보면: ‘예정 → 진행 중 → 완료’ 상태별 흐름이 한눈에 들어옵니다.

테이블 뷰로 보면: 마감일, 담당자, 우선순위 등 필드별로 정리해서 엑셀처럼 관리 가능

캘린더 뷰로 보면: 전체 업무가 시간 순으로 정리되어 보기 편합니다.

 

이걸 한 페이지에 모두 구성해 두고, 필요한 뷰만 클릭해서 바꿔가며 보면 되니 기존 툴보다 훨씬 직관적이고 덜 답답합니다. 특히 프로젝트 마감일이 있는 경우, 캘린더 뷰에서 간트차트처럼 길게 뽑아보는 타임라인 뷰도 매우 유용합니다. 이걸 활용하면 업무 간의 순서나 충돌 여부까지 쉽게 조정할 수 있어요.

 

 

3. 작업 항목에 속성 추가: 협업을 위한 커뮤니케이션 기반 세팅

작업 하나에 들어가는 정보도 다양하게 커스터마이징 할 수 있습니다.

 

담당자(Person): 누가 맡았는지 지정

마감일(Date): 언제까지 해야 하는지

우선순위(Select): 높음, 중간, 낮음

진행 상태(Status): 예정, 진행 중, 완료, 보류 등

관련 문서(Link/Relation): 회의록, 기획서 등 연결

파일 첨부(File): 작업 결과물 업로드

이렇게 설정해 두면,

마감일이 가까운 업무만 필터링

김대리 업무만 보기

완료된 업무만 추려서 회의 때 공유 이런 실무 중심의 업무 흐름이 가능해집니다.

특히 팀원별로 필터 뷰를 따로 만들어두면, 각자 로그인해서 자기 업무만 바로 확인할 수 있게 할 수도 있습니다.

 

 

4. 프로젝트 진행률 추적: 자동 계산으로 효율 관리

마지막으로 추천드리는 기능은 ‘롤업(Rollup)’ 기능입니다. 작업 DB에서 ‘완료된 항목 수 / 전체 항목 수’를 자동 계산해서, 프로젝트의 전체 진행률을 퍼센트로 보여주는 방식이죠.

 

예를 들어 ‘신제품 캠페인’ 프로젝트에 작업이 10개 등록돼 있는데, 그중 7개가 완료되면 진행률 70%로 자동 표시됩니다.

이걸 프로젝트 리스트에서 한 줄로 정리해 두면 프로젝트 별 전체 상태를 비교하면서 관리할 수 있습니다.

 

팀별 대시보드 구성법, 실무자 입장에서 딱 필요한 정보만 보이게 만들기

노션의 진짜 강점은 모든 걸 한눈에 보는 ‘대시보드’ 구성에 있습니다. 특히 팀 단위로 프로젝트를 진행할 때, 각 팀원이 자기 업무만 볼 수 있게 정리해 두면 훨씬 효율이 좋아지죠.

 

1. 팀별 필터 뷰 만들기

우선 ‘작업(Task) 데이터베이스’에서 팀별 필터를 만드는 게 핵심입니다. 예를 들어 마케팅팀, 디자인팀, 개발팀 이렇게 나눠서

 

마케팅팀 뷰 → 담당자가 마케팅팀 사람만 표시

디자인팀 뷰 → 디자이너들 업무만 추출

개발팀 뷰 → 개발자 업무만 보이게 설정

 

이렇게 필터링하면 팀원들이 자기 업무만 집중해서 볼 수 있는 뷰가 만들어집니다.

 

 

2. 링크드 데이터베이스로 팀 전용 대시보드 구성

노션의 ‘링크드 데이터베이스’를 활용하면, 전체 작업 DB를 팀별 페이지 안에 끌어다 쓸 수 있습니다.

 

예를 들어

/마케팅팀 대시보드 페이지에는 마케팅팀 업무만 보이게 설정

/디자인팀 대시보드 페이지에는 디자인 업무만 정리

여기에 팀별 공지사항, 회의록 링크, 참고 자료도 함께 배치

 

이렇게 팀별로 커스터마이징 된 대시보드를 만들어두면, 각 팀은 자기만의 업무 허브를 갖게 되는 겁니다. 굳이 본부 전체 페이지를 헤매지 않아도 되죠.

 

 

3. 상위 관리자용 통합 대시보드

팀장이나 본부장 등 관리자 입장에선 각 팀이 뭘 하고 있는지 한눈에 파악할 수 있는 페이지가 필요합니다.

 

이럴 땐 프로젝트 DB를 기반으로

전체 진행률 요약

지연 중인 프로젝트만 표시

우선순위 높은 작업 추려보기 같은 필터를 적용해서 구성하면 됩니다.

 

실제로 저는 이런 식으로 팀장/실장님 페이지를 따로 만들어드렸고, “이제 회의 전에 무조건 이거 보고 시작한다”라고 하시더라고요. 업무 회의에서 “뭐 하셨어요?” 대신 “왜 이게 지연됐나요?”로 바뀝니다. 이게 노션 대시보드의 실전 효과예요.

 

외부 프로그램과 연동, 다른 도구랑 연결해서 더 유기적인 흐름 만들기

노션 하나로도 업무 관리는 충분히 가능합니다. 하지만 이미 회사 내부에 다른 툴들이 있다면, 연동을 통해 시너지를 더 높일 수 있습니다.

 

1. 구글 캘린더 연동, 자동으로 일정 반영하기

노션에서 만든 작업이나 일정을 구글 캘린더와 연결하면, 외부 회의나 팀 단위 일정 공유가 한결 편해집니다.

 

Zapier 또는 Make(구 Integromat) 이용

노션 일정이 생성되면 구글 캘린더 일정 자동 등록

혹은 구글 캘린더 일정이 생기면 노션으로 가져오기

특히 회의나 외부 일정이 많은 부서(마케팅, 영업팀)는 이 연동만 해도 효율이 상당히 올라갑니다.

 

 

2. 슬랙(Slack)과 연동, 알림과 공지를 더 빠르게

슬랙을 쓰는 회사라면, 노션과 슬랙을 연결해서

일정 생성 시 슬랙 채널에 자동 공지

담당자 변경되면 슬랙으로 알림 발송

회의록 업로드되면 링크 자동 공유

이런 방식으로 ‘커뮤니케이션 자동화’가 가능합니다. 회의 잡아놓고 전달 안 되는 일이 없어지고, 팀 전체가 흐름을 같이 보게 됩니다.

 

3. 노션 내부 기능 활용도 충분

외부 툴 없이도, 노션 내부 기능만으로도 연동 효과를 누릴 수 있습니다.

 

회의록 페이지를 작업 항목과 연결

기획서, 결과 보고서를 프로젝트 DB와 연결

회의 일정을 캘린더 뷰로 팀별 정리 → 즉, 외부 툴 없이도 ‘업무의 흐름’을 자동화할 수 있는 겁니다.

 

프로젝트가 복잡해질수록, 도구는 단순해야 합니다.

회사에서 프로젝트가 한두 개일 땐 솔직히 뭐로 해도 됩니다. 엑셀이든 칠판이든 상관없죠. 그런데 5개, 10개씩 겹치기 시작하면 달라집니다. 그때부터는 ‘누가’, ‘언제’, ‘뭘’, ‘왜’ 했는지 남는 기록과 흐름이 필요합니다.

 

노션 프로젝트 트래커는 단순히 일정을 정리하는 툴이 아닙니다.

작업과 작업을 연결하고 담당자와 상태를 추적하며 프로젝트의 흐름 전체를 구조화해 주는 시스템입니다.

캘린더처럼 쓰다가도 어느새 대시보드로 정리되고, 회의록까지 연동되면 하나의 완성된 업무 플랫폼이 됩니다.

 

처음엔 조금 귀찮을 수 있습니다. 하지만 구조를 한 번만 세팅해 두면, 그다음부터는 관리가 아니라 ‘흐름 유지’만 하면 됩니다. 그리고 무엇보다 팀원 간 커뮤니케이션 에러가 확 줄어듭니다.

 

업무가 많을수록, 복잡할수록, 노션 프로젝트 트래커 하나로 ‘덜 바쁘고 더 정확한 팀’을 만들 수 있습니다. 이게 바로 요즘 실무에서 노션을 쓰는 이유입니다.